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ASSISTANT(E) D'AGENCE H/F
Contract: Permanent
Country: France
Town: Aix en Provence
Job level: Junior
Description:

 

CIMPA, filiale du groupe Sopra Steria, est un des leaders européens dans le domaine du conseil et des services PLM (Product Lifecycle Management : gestion du cycle de vie des produits).

L'offre PLM de CIMPA est articulée autour de quatre domaines d'intervention : le consulting, l’intégration de solutions, le support, la formation.

Elle couvre tout le cycle de vie des produits depuis l’innovation, conception jusqu’à l’exploitation et  la maintenance. CIMPA vous offre de riches perspectives d’évolution de carrières grâce à une politique de formation et de gestion active des compétences.

Rattaché(e) au Directeur d’Agence, l’assistant(e) d’agence supporte au quotidien ce dernier dans le management de son activité : sur les aspects gestion et reporting, suivi collaborateurs, support administratif et logistique.
Elle/il est le contact principal et d'assistance auprès des collaborateurs, managers et chefs de projet de l’agence ainsi que des différents interlocuteurs externes à l'agence. 

Ses activités principales sont les suivantes :
- Mener les actions relatives à la gestion de l'activité et au suivi administratif des collaborateurs en étroite collaboration avec les team leaders, les chefs de projets, le focal point agence de la direction industrielle et le contrôleur de gestion afin de fluidifier les échanges.
- Assister les collaborateurs dans l'application des procédures, règles et outils liés au suivi financier de l'activité
- Capitaliser, diffuser et contribuer à l'amélioration des bonnes pratiques et faciliter leur application
- Vérifier les pointages et relancer les collaborateurs (absence, formation, …), en accord avec les procédures et règles applicables
- Contribuer et s’assurer de la complétude des informations collectées pour chaque cycle de pilotage financier de l’agence (budget, prévisions, relance et remontée d’informations, gestion des données et applications, reporting)
- Contribuer à la préparation des V2, à la gestion de l'avant-vente (opportunités), à la collecte et centralisation des documents relatifs à la mise en place ou la mise à jour de dossiers clients
- Fournir un support administratif lors d'appels d'offre clients
- Développer le relationnel avec les interlocuteurs clients
- Emettre les factures et gérer le recouvrement en coordination avec l'ensemble des acteurs impliqués et faciliter le partage des informations clés sur ce sujet
- Gérer les mouvements comptables de l'agence (déduction des ventes, avoirs)
- Suivre les frais de déplacements, les prêts de ressources CIMPA et Groupe (affectation outils)
- Gérer les PO (suivi des commandes et saisie dans les outils)
- Saisir la sous-traitance / Faire la provision pour chaque directeur d’agence ou demande de sous-traitance
- Suivre la réception de la livraison et validation de la facture pour la sous-traitance
- Organiser les événements internes de l'agence
- Se coordonner avec les autres assistants(es) pour assurer une continuité dans leurs activités
- Former, accompagner et faire progresser d'autres assistantes

Skills:

D'une formation initiale BAC+2/BAC+3, vous avez une expérience de 2 ans minimum sur des postes similaires, de préférence en contexte de société de service.

Les compétences requises sur ce poste sont les suivantes :

-Organisation et soutien logistique

- Traitement des informations

- Excel

-Processus et outils de planification des ressources de l'entreprise

-Processus et outils de vente en entreprise

-Processus et outils de comptabilité d'entreprise

-Processus et outils d'achat d'entreprise

 
Votre aisance relationnelle, votre excellence professionnelle, votre goût du service et votre sens de l'organisation/priorisation feront la différence sur ce poste clé dans le fonctionnement et le développement de notre agence d'Aix en Provence !
 
 
Chez CIMPA, filiale Sopra Steria, nous sommes engagés pour lutter contre toute forme de discrimination.
Nous favorisons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les différences. 
Organisation et soutien logistique
- Traitement des informations partagées/communes
- Collecte et synthèse des données de
- Excel (standard)
- Processus et outils de planification des ressources de l'entreprise (Traitement de l'activité, prévision V2, JET)
- Finance et comptabilité d'entreprise
- Processus et outils de vente en entreprise (PSA opportunity and engagement, sharepoint, boîtes mails spécifiques PO et RFP)
- Processus et outils de comptabilité d'entreprise (COMPTE, boîte mail spécifique)
- Processus et outils d'achat d'entreprise (rapports PSA, sharepoint, boîte mail spécifique)
- Processus et outils informatiques d'entreprise (JIRA, Solve It, IT Service Management)